Minit Mesyuarat

APAKAH “MINIT MESYUARAT”?

Seperti dinyatakan oleh Shackleton[1], perbezaan yang jelas perlulah dibuat diantara minit dan laporan:

“Minit mengandungi rekod rasmi prosiding sesuatu mesyuarat dan boleh dikemukakan dalam mahkamah sebagai keterangan. …..minit, sebagai satu kaedah hanya menunjukkan keputusan bagi sesuatu mesyuarat…[2].”

Dengan itu, minit mesyuarat adalah merupakan rekod mengenai apa yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat, terutama mengenai apa yang dibincangkan, apa yang dipersetujui, dan apa pula keputusan mesyuarat.

TUJUAN MINIT

Minit disediakan bagi memenuhi beberapa tujuan. Dengan mengambil apa yang dinyatakan oleh Hodgson, P. dan Hodgson, J[3]., mesyuarat mempunyai tujuan-tujuan berikut:

Pertama:           apabila mesyuarat  membuat keputusan, tindakan yang dipersetujui hendaklah direkodkan bagi mempastikan tidak lagi pertikaian mengenai apa yang dibincangkan dan diputuskan semasa mesyuarat.

Kedua:              adalah satu perkara yang perlu direkodkan mengenai tanggungjawab siapa yang mengambil apa-apa tindakan yang dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat.

Ketiga :             Untuk menjadi rujukan pihak-pihak lain yang ingin mengetahui apa yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat; dan

Keempat:          untuk kegunaan masa hadapan (rujukan, imbas kembali, bukti dan lain-lain)

Selain daripada itu minit mesyuarat[4] akan di jadikan bahan bukti atau keterangan bagi apa-apa perbicaraan di mahkamah (melibatkan sama ada kes sivil atau kes jenayah). Ini kerana minit mesyuarat adalah merupakan suatu “dokumen”[5]. Contohnya, dalam Lo Siong Fong lwn. Federal Paint Factory Sdn. Bhd.[6], Bin Hee Heng lwn. Management Corporation Strata Title No. 647[7] dan Datuk Phua Cheng Leong lwn. Tan Kah Wich[8], mahkamah merujuk minit mesyuarat untuk mengetahui apa yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Malah terdapat beberapa statut yang telah secara nyata menyebut bahawa minit mesyuarat itu sendiri adalah merupakan keterangan prima facie[9]. Contohnya, perkara ini diperuntukkan di bawah seksyen 16(2) Akta Suruhanjaya Syarikat 2001, seksyen 27(4) Akta Kerajaan Tempatan 1976, Fasal 8(2) Jadual kepada Akta Penggalakan Pelancongan 1992, seksyen 156(3) Akta Syarikat 1956, dan Fasal 8(2) Jadual Kedua, Akta Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan 1978. Dengan demikian, penulis bersetuju dengan saranan Smalley[10] bahawa minit mesyuarat perlulah disimpan dengan baik untuk rujukan masa hadapan dalam hal jika timbul persoalan atau masaalah.

PEMBETULAN DAN PENGESAHAN SERTA PENGEDARAN MINIT

Terdapat juga kadangkala minit yang disediakan tidak seperti yang diputuskan dalam mesyuarat, atau tidak lengkap, atau terdapat kesilapan perkeranian. Jika perkara ini di sedari selepas mesyuarat tamat dan minit telahpun disediakan, maka perkara berkenaan akan dibangkitkan dalam mesyuarat akan datang (iaitu semasa membincangkan  “minit mesyuarat lepas”) dan ianya dibetulkan sebelum minit itu ditandatangani Pengerusi[11]. Pernah juga dilakukan, dan pada pandangan penulis ianya boleh dilakukan, ialah pembetulan itu dicatatkan dalam minit mesyuarat yang sedang berjalan (iaitu mesyuarat berikutnya). Kesilapan perkeranian, ketinggalan catatan (misalnya tempat atau tarikh sesuatu perkara, atau ejaan nama orang dan lain-lain) adalah diantara perkara-perkara yang akan dibuat pembetulan minit. Penulis ingin menekankan bahawa perkataan “pembetulan” di sini, adalah sama maksudnya dengan “meminda”. Jadi, “pembetulan minit mesyuarat” bererti minit mesyuarat tersebut dipinda[12].

Perlulah dinyatakan bahawa apa-apa pun bentuk atau jenis pindaan, ianya perlu di maklumkan dalam mesyuarat (dan akan dilakukan pindaan jika tiada bantahan ahli-ahli). Setiausaha mesyuarat tidak boleh sekali-kali meminda sebarang minit bersendirian tanpa memaklumkannya (untuk persetujuan) dalam mesyuarat. Dalam Re Cawley & Co.[13], fakta yang relevan adalah seperti berikut:

Dalam satu mesyuarat syarikat, terdapat keputusan untuk dibuat panggilan langganan saham. Namun tidak pula ditetapkan tarikh panggilan akan dibuat. Selepas minit mesyuarat ditandatangani oleh Pengerusi, Setiausaha Syarikat atas daya usahanya sendiri telah mencatatkan tarikh panggilan akan dibuat (iaitu meminda minit). Kesannya minit tersebut nampak seolah-olah menjadi seperti rekod yang asal. Semasa kes ini dibicarakan di mahkamah, hakim Esher M.R ada menyebut,

“saya berharap tidak lagi akan melihat atau mendengar cerita Setiausaha Syarikat meminda minit mesyuarat, sama ada dengan membatalkan apa-apa atau menambahkan apa-apa[14]”

Namun begitu, seperti dinyatakan oleh Shackleton[15], jika Setiausaha mesyuarat diberi mandat atau kebenaran oleh ahli-ahli mesyuarat (semasa mesyuarat) untuk memasukkan sesuatu fakta secara khusus, maka ini dibenarkan (dan kira keputusan mesyuarat juga).

            Perlulah dinyatakan bahawa cara lazim dan terbaik yang dilakukan untuk mengelak (atau meminimakan) pembetulan atas kesilapan mencatat minit, biasanya Setiausaha mesyuarat akan mengedarkan deraf minit  kepada ahli-ahli (termasuk Pengerusi mesyuarat berkenaan) untuk setiap ahli menyemak, dan seterusnya memaklumkan kepada Setiausaha jika terdapat kesilapan. Dengan itu pembetulan boleh dibuat segera dan minit yang dibetulkan bolehlah diedar kepada ahli-ahli mesyuarat pada mesyuarat yang berikutnya untuk disahkan.

Malah sememangnya minit meyuarat perlulah dipastikan (terutama oleh Pengerusi dan urusetia atau setiausaha mesyuarat) supaya diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat[16] dan juga pihak lain yang berkenaan (termasuk bagi mematuhi kehendak-kehendak statutori). Kadangkala terdapat juga peruntukan di dalam perlembagaan atau undang-undang atau statut yang mengawal mesyuarat  tertentu yang telah menetapkan kepada siapa minit tersebut perlu diedarkan. Jika tidak terdapat arahan atau kehendak sedemikian, maka seperti yang dinyatakan oleh Kwakye[17], akan ada[18] persetujuan ahli-ahli mesyuarat mengenai penyediaan dan pengedaran minit mesyuarat (iaitu kepada siapa).

---

[1] Shearman, 1 (Ed.). 1991. Shackleton on the Law and Practice of Meetings. Edisi ke-8. London: Sweet & Maxwell Ltd m.s. 76.

[2] Ibid.

[3] Hodgson, P. dan Hodgson, J. 1993. Effective Meetings. London : Century Business. M.s 73.

[4] Ini kerana Minit Mesyuarat adalah merupakan suatu “tulisan” bagi maksud seksyen 3, Akta Tafsiran 1948 dan 1967 (Akta 388) dan “tulisan” adalah merupakan suatu “dokumen” di bawah seksyen 3 Akta Keterangan` 1950 (Akta 56). Seterusnya di bawah seksyen-seksyen 74 dan 75 Akta Keterangan 1950, dokumen terbahagi dua—“dokumen awam” dan “dokumen persendirian”.

[5] Ibid. Ia juga suatu “dokumen” bagi maksud seksyen 3 Akta Tafsiran 1948 dan 1967 (Akta 388).

[6] Mahkamah Tinggi Malaya. Keputusan hakim V.C George pada 20 Januari 1994 -- [1994] 2 M.L.J. 72; www.ipsofactoj.co./archive/1994/Part1/arc1994(01)-012.htm.(Diakses pada 11 April 2007)

[7] Mahkamah Tinggi Singapura. No. ST 647/91. Keputusan pada 14 Mac 1991. www.ipsofactoj.com/archive/1991/Part04/arc1991(4)-006,htm (Diakses pada 11 April 2007. 

[8] Mahkamah Tinggi Malaya di Kuantan. Keputusan pada 11 Julai 1978.  www.ipsofactoj.com/archive/1978/Part5/arc1978(5)-008.htm (Diakses pada 11 April 2007). Kes Mahkamah Rayuan ialah Tan Kah Wich lwn. Datuk Phua Cheng Leong [1979] 2 M.L.J. 259.

[9] Perkataan “prima facie” adalah ungkapan atau perkataan Latin. Iaitu ia akan diterima oleh mahkamah sebagai keterangan dalam apa-apa prosiding undang-undang tanpa bukti selanjutnya (namun masih boleh ditolak jika dapat dibuktkan minit itu salah, taksah dan lain-lain—Untuk bacaan lanjut mengenai hal ini, lihat  Herlitz, G.N. 1994. The meaning of the term “prima facie”. 55 Lousiana.Law Review. 391.

[10] Smalley, K. 2004. Strategies for planning and conducting effective meetings. www.workoninternet.com/article_2314.html (Diakses pada

[11] Ada juga keperluan mandatory yang menghendaki minit mesyuarat ditandatangani oleh Pengerusi mesyuarat, contohnya di bawah peruntukan seksyen 156(1) (b) Akta Syarikat 1956.

[12] Malah menurut seksyen 3 Akta Tafsiran 1967 (Akta 23), perkataan “meminda” termasuklah memansuh, menambah dan mengubah.

[13] (1889) 42 Ch. D. 209.

[14] Ibid. m.s. 226.

[15] Op. Cit. Nota kaki 1, m.s.79.

[16] Smalley, K. 2004. Strategies for Planning and Conducting Effective Meetings. www.workoninternet.com/article_2314.html. (Diakses pada 15 Jun 2005).

[17] Kwakye, A.A. 1997. Costruction project administration in practice. Essex, England: Addison Wesley Longman Ltd. M.s. 168.

[18] Penulis lebih suka menggunakan ayat, “Sepatutnya ada…”

Di atas adalah sebahagian daripada kandungan Bab 8, Abdul Aziz Hussin. 2009, Undang-undang Dan Pengurusan Mesyuarat. Pulau Pinang: Penerbit Universiti Sains Malaysia, m.s. 114-124.