Penyampaian Notis Panggilan Mesyuarat

PENYAMPAIAN NOTIS

Notis perlulah disampaikan kepada penerima sekurang-kurangnya dalam “tempoh yang mencukupi”. Ini bertujuan, antaranya, untuk membolehkan beliau (penerima notis) bersedia untuk pergi bermesyuarat, misalnya 14 hari  sebelum mesyuarat. Terdapat juga peraturan atau perlembagaan atau undang-undang organisasi yang telah pun menyatakan dengan jelas “tempoh yang mencukupi” bagi tujuan penyampaian notis. Contohnya, notis perlu disampaikan dalam tempoh 14 hari[1] sebelum mesyuarat.  Dalam Re Bailey, Hay & Co. Ltd.[2] notis panggilan mesyuarat sampai kepada ahli mesyuarat berkenaan pada hari ketiga belas—iaitu satu hari lebih pendek daripada yang ditetapkan oleh undang-undang organisasi berkenaan.[3].

Dalam Dr. Nawawi Mat Amin lwn. Syed Ali Mohamed Al-Attas[4] , salah satu isu adalah berkaitan notis panggilan mesyuarat Dewan Perniagaan Melayu Malaysia Cawangan Negeri Johor. Dalam kes ini, tarikh mesyuarat yang ditetapkan ialah 16 November 1981, dan notis panggilan bagi mesyuarat tersebut bertarikh 12 November 1981 (iaitu empat hari sebelum mesyuarat). Dalam hal ini, hakim Mahkamah Agung, Hashim Yeop A. Sani, ada menyatakan,

“…amatlah jelas bahawa ia memintasi syarat empat belas hari seperti yang diperuntukkan dalam perlembagaan Dewan”.

Dalam First Nominee (Pte) Ltd. lwn. New Kok Ann Realty Sdn. Bhd.[5] , perkara berbangkit adalah mengenai Notis panggilan mesyuarat agong sebuah syarikat (yang juga mengandungi notis tawaran peruntukan saham). Memorandum dan Artikel syarikat menetapkan notis panggilan mestilah 14 hari. Dalam kes ini, notis dihantar kepada ahli berkenaan 11 hari sebelum mesyuarat dijalankan (iaitu pendek 3 hari). Dalam hal ini hakim Yusoff Mohamed ada menyebut:

“Adalah jelas dalam kes ini bahawa ketiadaan notis yang betul adalah memprejudis secara besar-besaran. Ini telah mengakibatkan ketidakadilan…”

Seterusnya dalam Re Homer District Consolidated Gold 4 Mines[6] . Fakta relevan mengenai notis adalah seperti berikut: Mesyuarat lembaga pengarah diadakan pada jam 2 petang. Namun dua daripada ahli lembaga pengarah diberikan notis panggilan mesyuarat tersebut beberapa jam sebelum mesyuarat dijalankan, dan mereka tidak hadir mesyuarat tersebut. Seorang lagi ahli lembaga pengarah menerima notis berkenaan pada keesokan harinya. Seorang lagi pula telah menerima notis tersebut sebelum mesyuarat dijalankan namun dia memberitahu pihak urusetia  bahawa dia cuma dapat tiba di tempat mesyuarat sekitar jam 3 petang. Ahli lembaga pengarah yang berikutnya pada masa itu berada di luar negara, dan dengan itu notis panggilan mesyuarat tidak dikirimkan kepadanya. Dalam kes ini mahkamah memutuskan bahawa penyerahan notis tersebut adalah buruk dan dengan itu keputusan-keputusan mesyuarat lembaga pengarah yang diadakan pada hari tersebut (dengan ketiadaanya ahli-ahli lembaga pengarah berkenaan) adalah batal.

“Penyampaian” notis boleh dilakukan dengan mana-mana satu atau kombinasi cara berikut:

                Diserah dengan tangan[7],

                Secara pos berdaftar,

    Di hantar secara mel elektronik (dan seelok-eloknya disusuli dengan pos).

                Mengenai penyampaian melalui pos, semangat peruntukan seksyen 12 Akta Tafsiran 1948 dan 1967[8] hendaklah digunapakai—malah bagi penyampaian notis (dan lain-lain dokumen) di bawah mana-mana undang-undang bertulis, peruntukan seksyen 12 ini hendaklah dipakai. Menurut peruntukan seksyen 12 ini, jika sesuatu dokumen dikehendaki disampaikan melalui pos, maka, sehingga dibuktikan sebaliknya penyampaian itu--

“(a) hendaklah dianggap berkuatkuasa dengan mengalamatkan dengan betul, membayar lebih dahulu dan mengeposkan secara pos berdaftar suatu surat yang mengandungi dokumen itu; dan

(b)  hendaklah dianggap telah berkuatkuasa pada waktu surat itu harus diserahkan dalam perjalanan pos biasa”.

Oleh kerana peruntukan seksyen 12 ini mudah difahami dan jelas, maka penulis tidak bercadang menghuraikan dengan lebih lanjut lagi di sini.

                Isu penghantaran notis panggilan mesyuarat secara pos pernah menjadi isu yang dibangkitkan dalam Bin Hee Heng lwn. Management Corporation Strata Title No. 647[9]. Dalam kes ini terdapat ahli mesyuarat yang notisnya dihantar melalui pos. Notis berkenaan bertarikh 23 Februari 1984, namun menurut cop pos pada sampul surat, ia dicopkan dengan cop pos pada 27 Februari 1984, dan ahli berkenaan menerima notis tersebut pada petang 28 Februari 1984. Mesyuarat diadakan pada 3 Mac 1984. Ahli berkenaan membantah panggilan mesyuarat tersebut dengan alasan notis tersebut tidak mematuhi tempoh 7 hari[10].

Adalah dicadangkan urusetia mesyuarat menghubungi ahli mesyuarat berkenaan melalui telefon atau sistem pesanan ringkas elektronik bagi mepastikan dia telah menerima notis tersebut.

---

[1] Pengiraan “hari”, “bulan” dan “tahun” adalah mengikut pengiraan atau hitungan kalendar Gregorian (Masehi)—seksyen 3 Akta Tafsiran 1948 dan 1967.

[2] [1971] 1 W.L.R. 1357.

[3] Dimana bagi maksud penyampaian notis, diputus mahkamah notis ini  tidak sah.

[4] Mahkamah Agung Malaysia. Keputusan pada 3 November 1986. www.ipsofactoj.com./archive/1986/Part3/arc1986(3)-007.htm. (Diakses pada 11 April 2007).

[5] Mahkamah Tinggi Malaya 20 Januari 1982. www.ipsofactoj.com/archive/1982/Part3/arc1982(3)-003.htm (Diakses pada 11 April 2007).

[6] (1888) 39 Ch. D. 546—Kes ini dirujuk oleh hakim Zakaria Yatim dalam Dr. Mahesan lwn Ponnusamy (Mahkamah Tinggi Malaya di Kuala Lumpur. Penghakiman pada 30 Mei 1994) www.ipsofactoj.com/archive/1994/Part5/arc1994(5)-004.htm. (Diakses pada 11 April 2007); [1994] 3 M.L.J. 312.

[7] Seperti yang dilakukan oleh pihak urusetia mesyuarat dalam Bin Hee Heng lwn. Management Corporation Strata Title No. 647 Mahkamah Tinggi Singapura. No. ST 647/91. Keputusan pada 14 Mac 1991. www.ipsofactoj.com/archive/1991/Part04/arc1991(4)-006,htm (Diakses pada 11 April 2007).

[8] Akta 388.

[9] Op. cit.

[10] Namun mahkamah manyatakan ini bukan kegagalan yang disengajakan dan tidak pun memprejudis hak ahli untuk mengundi. Lagipun ahli berkenaan hadir mesyuarat tersebut. Mahkamah juga menggunakan peruntukan Proviso dalam statut berkaitan yang menyatakan kegagalan mematuhi syarat notis tidaklah menjadikan mesyuarat tersebut taksah.

Di atas adalah cabutan manuskrip bagi buku Abdul Aziz Hussin. 2009.  Undang-undang dan Pengurusan Mesyuarat. Pulau Pinang: Penerbit USM, Malaysia. Buku tersebut adalah seperti berikut: