Penangguhan Mesyuarat

APAKAH “PENANGGUHAN”?

Penangguhan mesyuarat pada umumnya bermaksud perbuatan memberhentikan sementara sesuatu mesyuarat dengan hasrat untuk menyambungnya pada  “masa hadapan” , sama ada tarikh ditetapkan atau  sine die[1]. Secara umum, “penangguhan” bermaksud “membawa ke masa hadapan, bersambung, menghentikan sehingga ke masa akan datang”[2], atau “bertindak kemudian daripada yang dirancangkan, dijadualkan, atau yang diperlukan”[3]

            Perbuatan atau tindakan menangguhkan mesyuarat sama ada di putuskan oleh Pengerusi, atau melalui keputusan ahli-ahli mesyuarat yang biasanya diambil setelah semua perkara yang tersenarai di dalam agenda telah dibincangkan dan diputuskan. Hakim Hashim Yeop A. Sani, Mahkamah Agung, dalam Dr. Nawawi Mat Amin lwn. Syed Ali Mohamed Al-Attas[4] ada menyatakan bahawa kecualilah ada peruntukan khas yang lain, maka menurut common law, sebarang penangguhan mesyuarat hanya boleh dilakukan dalam mesyuarat itu sendiri dalam melaksanakan hak mereka (iaitu hak ahli-ahli mesyuarat).

            Dalam Dias lwn. Alfonso[5] dan Chooa E Pek lwn. Un Siang Mead[6], mesyuarat ditangguhkan apabila keadaan semasa mesyuarat menjadi kelam-kabut dan tidak terkawal yang mengakibatkan urusan tidak dapat diteruskan.

Dalam Tan Kah Wich lwn. Datuk Phua Cheng Leong[7] , dalam satu mesyuarat, pengerusi mesyuarat (yang juga Presiden persatuan) enggan membenarkan pengundian bagi memutuskan tapak pencawang elektrik. Dia kemudiannya berjalan keluar meninggalkan tempat mesyuarat, sambil memberitahu bahawa mesyuarat ditangguhkan. Dalam kes ini mahkamah memutuskan bahawa mesyuarat ditangguhkan secara salah.

            Namun begitu, dalam kes Jackson lwn. Hamlyn[8], satu mesyuarat telah ditangguhkan walaupun agenda mesyuarat belum diselesaikan lagi, setelah ahli-ahli mesyuarat mengundi dan memutuskan untuk menangguhkan mesyuarat. Ini ditambah pula satu lagi sebab iaitu premis dimana mesyuarat itu dijalankan akan digunakan segera untuk tujuan lain pula.

            Daripada keputusan-keputusan Howbeach Gal Co. lwn. Teague[9], Re Romford Canal Co.[10], Harris M Ltd., Petitioner[11] dan Bin Hee Heng lwn. Management Corporation Strata Title No. 647[12], adalah jelas bahawa mesyuarat juga perlu ditangguhkan apabila korum tidak diperolehi (sama ada semasa hendak memulakan mesyuarat atau semasa mesyuarat berjalan).

      Dengan demikian penangguhan boleh berlaku atas mana-mana satu atau kombinasi sebab-sebab berikut:

(a)   Penangguhan sementara, dan diteruskan pada hari yang sama (sama ada ditempat yang sama atau ditempat lain);

(b)   Penangguhan sementara, dan diteruskan pada hari yang lain yang telah ditetapkan;

(c)   Penangguhan, dan tiada tarikh yang ditetapkan untuk meneruskannya (disebut penangguhan sine die); dan

(d)   Penagguhan dan tarikh penerusannya akan dimaklumkan kemudian

Bagi penangguhan atas sebab (a), keputusan Jackson lwn Hamlyn[13] yang dibincangkan sebelum ini adalah relevan. Namun oleh kerana telah dibincangkan dalam skop yang sama, penulis tidak bercadang mengulanginya sekali lagi di sini.

            Bagi penangguhan atas sebab (b) pula, penangguhan sedemikian banyak melibatkan mesyuarat pengurusan, jawatankuasa kecil bertindak, dan lain-lain mesyuarat, termasuk mesyuarat tapak bina projek pembinaan[14], dan seumpamanya yang melibatkan pemantauan, penilaian dan lain-lain secara aktif, termasuk tindakan-tindakan susulan yang berterusan bagi setiap keputusan mesyuarat yang dilaksanakan.

            Bagi penangguhan seperti (c) pula, ia biasanya melibatkan mesyuarat yang tidak memerlukan tindakan susulan yang segera atau mustahak. Selain daripada itu penangguhan mesyuarat secara sine die juga berlaku bagi mesyuarat-mesyuarat sosial yang tidak melibatkan kesan undang-undang atau peraturan-peraturan tertentu yang perlu dipatuhi dalam penentuan mesyuarat.

       Penangguhan sine die boleh juga berlaku akibat pertelingkahan yang berbangkit dalam mesyuarat yang terakhir, dan demi menjernihkan keadaan maka mereka bersetuju diperuntukkan “masa bertenang” dan juga bagi mengelak pertelingkahan yang lebih besar jika mesyuarat diadakan pula. Mungkin juga ahli-ahli tidak begitu memberikan penekanan tentang pentingnya mesyuarat tersebut diteruskan, yang menyebabkan mereka memutuskan untuk menangguhkannya secara sine die.

            Bagi penangguhan jenis (d) pula, ia biasa berlaku atas alasan ahli-ahli perlu menyelesaikan perkara-perkara lain yang lebih penting dan masing-masing tidak dapat mencari kesepakatan tarikh tetap yang sesuai untuk mereka hadiri boleh menunjukkan atau memberikan gambaran ahli-ahli mesyuarat tidak fokus dan mengambil serius tentang jadual mesyuarat berkenaan. Mungkin juga perjadualan mesyuarat yang tetap dan ditentukan terdahulu tarikhnya  bukan menjadi keistimewaan ahli-ahli mesyuarat[15].

            Walau apapun, dalam kes-kes penagguhan seperti (c) dan (d) di atas, notis mesyuarat hendaklah diberikan kepada setiap ahli jika mesyuarat akan diadakan. Di sini, segala keperluan notis seperti yang telah dibincangkan hendaklah dipatuhi.

---

[1] Iaitu tanpa tarikh disebutkan untuk memulakan semula (atau menyambung) mesyuarat.

[2] http://www.answers.com/topic/postpone (Diakses pada 26 Mac 2007)

[3] http://www.thefreedictionary.com/postpone. (Diakses pada 26 Mac 2007)

[4] Mahkamah Agung Malaysia. Keputusan pada 3 November 1986. http://www.ipsofactoj.com./archive/1986/Part3/arc1986(3)-007.htm.%20(Diakses pada 11 April 2007).

[5] [1934] A.I.R. Sind 180.

[6] Mahkamah Persekutuan Malaysia. Keputusan pada 29 Januari 1982. www.ipsofactoj.com/archive/1982/Part1/arc1982(1)-010.htm (Diakses pada 11 April 2007).

[7] [1979] 2 M.L.J. 259.

[8] [1953] Ch.577.

[9] (1860) 5 H. & N. 151; 157 E.R. 1136.

[10] (1883) 24 Ch. D. 85.

[11] (1956) S.C. 207.

[12] Mahkamah Tinggi Singapura. No. ST 647/91. Keputusan pada 14 Mac 1991. www.ipsofactoj.com/archive/1991/Part04/arc1991(4)-006,htm (Diakses pada 11 April 2007).

[13] Ibid.

[14] Yang melibatkan klien projek, kontraktor, para kansultan, dan lain-lain yang berkenaan, terutama dalam menilai kemajuan projek pembinaan.

[15] Dalam sebahagian kes, perkara-perkara ini disebabkan oleh sikap ahli-ahli yang tidak mengambil endah, termasuk oleh pengerusinya sendiri.

Catatan di atas adalah merupakan sebahagian daripada Bab 7 buku ABDUL AZIZ HUSSIN. 2009. Undang-undang dan pengurusan Mesyuarat. Pulau Pinang: Penerbit Universiti Sains Malaysia, hlm. 109-112. Harga RM52 (sebelum diskaun).