PENGURUS PROJEK BERKUALITI
Perkara pokok bagi perkhidmatan yang pengurus projek berikan ialah menyerahkan projek yang siap sempurna kepada klien[i] (atau pemiliknya). Perkataan “siap sempurna“ itu tentunya dari kacamata klien dan bukannya dari kacamata pihak lain, samada pihak perunding, kontraktor, atau pun pengurus projek sendiri.
Dengan mengambilkira perkara pokok itu maka pengurus projek perlu memahami projek itu sendiri. Menurut Austen dan Neale[ii], pengurus projek perlu betul-betul memahami projek bukan sahaja dari segi fizikal tetapi juga memahami tujuan dan dasar klien bagi projek itu. Ini amat penting kerana ada kemungkinan sesuatu projek itu siap, tetapi ia tidak sempurna kerana tujuan klien tidak dicapai (sebahagian atau sepenuhnya).
Jika dilihat dari peranan yang harus pengurus projek mainkan, adalah jelas bahawa dia perlu memahami dengan baik perkara-perkara berikut[iii]:
Pertama, teknologi yang berkaitan dengan projeknya yang ada dan boleh diperolehi;
Kedua, proses dalam projeknya (misalnya proses bangunan);
Ketiga, keperluan rekabentuk yang baik untuk projeknya; dan
Keempat, perkara-perkara berkaitan perundangan, kewangan dan perhubungan manusia yang saling berhubungkait secara kompleks diantara satu sama lain.
Perkara-perkara di atas perlu difahami dan dilaksanakan serta dipatuhi pada seluruh perjalanan projek.
Pengurus projek juga perlu mewujudkan semangat kerja berpasukan didalam bidang-bidang projek[iv]. Ini termasuklah dalam mendapatkan keyakinan dari ahli-ahli pasukan itu secara total. Perkara ini perlu diperkemaskan lagi dengan cara pengurus projek dapat kerjasama dan sokongan dari jabatan-jabatan yang mana ahli-ahli pasukan datang[v], dan seterusnya sokongan dari pengurusan atasan organisasi klien itu sendiri[vi].
Pengurus projek yang berkualiti juga perlulah berupaya untuk mengurus dengan wajar dan gaya gaya
Pengurus projek yang berkualiti juga tentunya yang menguruskan segala hal mengenai projek dengan penuh kesabaran. Dia juga perlu menjadi seorang pentadbir yang bersistematik[viii] semasa menguruskan projek yang diamanahkan kepadanya itu. Dengan kata lain pengurus projek tidak boleh gopoh dan tanpa pertimbangan yang wajar di dalam memutuskan sesuatu tindakan berkaitan projeknya. Dia mestilah mewujudkan sistem yang teratur dan sesuai di dalam menangani sesuatu perkara yang diurusnya, serta sabar atas segala kerenah yang banyak terjadi terutama di kalangan pekerja-pekerjanya.
Satu lagi kualiti yang perlu ada pada seseorang pengurus projek ialah perlunya dia mempunyai kewibawaan yang tinggi dan jelas dalam pengluahan kata dan penulisannya[ix]. Ini kerana sebagaimana yang kita tahu, pengurus projek perlu mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat tertentu, membuat cacatan, dan mengeluarkan arahan-arahan tugasan kepada pihak-pihak berkaitan, termasuklah kontraktor. Dia juga perlu berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi projek, termasuk pihak berkuasa. Kewibawaan yang tinggi dan jelas dalam pengluahan kata dan penulisan tentunya dapat mempengaruhi suasana yang positif di dalam perbincangan, dokumentasi, dan perhubungan awam.
Adalah jelas dari perbincangan-perbincangan di atas mengenai kualiti yang positif yang perlu ada pada pengurus projek, nampaknya pengurus projek tentunya terdiri dari orang-orang yang cukup berpengalaman dan terlatih. Malah Gaddis[x] mencadangkan bahawa salah satu syarat profil yang ideal bagi pengurus projek ialah orang berkenaan mempunyai pengalaman asas yang padat didalam bidang yang relevan dengan projek yang akan dikendalikannya. Ini dapat mengelakkan pengurus projek berkenaan terperangkap di dalam situasi negatif yang timbul di dalam perlaksanaan projek dan dia tidak berupaya atau tidak mampu menyelesaikan kemelut tersebut; dan ini memberi kesan negatif secara langsung kepada projek itu sendiri.
[i] Greenwood, D., “Project Management - An Emerging Discipline”, Building Technology and Management, Vol.14, 87/88, Journal of The Building Technology Society, Malaysia, di m.s. 41.
[ii] Austen, A. D.,dan Neale, R. H., 1984, Managing Construction Project: A Guide to Processes and Procedures, Geneva: International Labour Organisation (terjemahan oleh Norlida Abd. Halim dan Dayang Sopia Ab. Razak), di m.s. 32.
[iii] Lihat The Chartered Insitute of Building, 1982, Project Management in Building, Berks: CIOB, di m.s.18.
[iv] Ibid.
[v] Austen, A. D., dan Neale, R. H., op.cit., Notakaki 2, di m.s. 32.
[vi] Perkara ini ada dibangkitkan oleh Thomas, R., Keating, J. M., dan Bluedorn, A. C., “Project Management Organization”, Journal of Construction Engineering and Management, ASCE, Vol.109, Disember 1983, di m.s. 420.
[vii] Austen, A. D., dan Neale, R. H., op.cit., notakaki 5.
[viii] CIOB, op. cit., Notakaki 3.
[ix] Ibid.
[x] Gaddis, P. O., “The Project Manager”, Harvard Business Review, Mei/Jun 1959, di m.s. 89-97.
TAKRIF STRUKTUR ORGANISASI.
Seperti yang dinyatakan oleh Nicholas[i], dan juga Cusworth dan Franks[ii], maka takrif struktur organisasi adalah seperti berikut:
“Corak perhubungan yang telah ditentukan di antara komponen-komponen organisasi yang menggariskan komunikasi, pengawalan, dan autoriti. Struktur organisasi membezakan di antara pelbagai bahagian organisasi dan menggariskan perhubungan antara mereka”.
Mintzberg[iii] pula mengenalpasti struktur asas organisasi sebagai pengagihan buruh (supaya setiap ahli membuat sumbangan yang berbeza-beza ke atas kerja) dan mekanisma penyelarasan (supaya kesemua usaha dapat diintegrasikan)
Blau[iv] mentakrif struktur organisasi sebagai,
“pengagihan, sepanjang pelbagai barisan, di antara orang-orang di antara pelbagai kedudukan sosial yang mempengaruhi perhubungan peranan di antara mereka itu”.
Hall[v] menyatakan takrif Blau itu memerlukan peluasan atas dua perkara iaitu pengagihan (yakni orang-orang diberi tugasan-tugasan atau kerja yang berbeza di dalam organisasi), dan organisasi itu sendiri yang mempunyai taraf atau hierakinya (iaitu kedudukan yang orang-orang itu pegang mempunyai kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan yang menyatakan, dalam pelbagai tahap, bagaimana kewajipan perlu laksanakan dalam kedudukan-kedudukan tersebut).
Bagi Meltsner dan Bellvita[vi], sesuatu struktur organisasi mengandungi organisasi sama seperti struktur rumah bagi sebuah rumah. Struktur adalah apa yang meletakkan organisasi dalam suatu suasana tugas. Struktur juga adalah yang mengikat bersama-sama ahli-ahli organisasi dalam usaha mereka mencapai matlamat dengan menetapkan tugasan, peranan, dan tanggungjawab. Struktur adalah apa yang organisasi gunakan untuk mencapai matlamatnya melalui penggunaan sumber-sumber yang sedikit. Struktur juga memperjelaskan corak perhubungan di antara bahagian-bahagian sesuatu organisasi. Ia menghuraikan kaedah yang menentukan bagaimana bahagian-bahagian itu berkait dan berinteraksi[vii].
Struktur organisasi digambarkan di dalam carta organisasi. Carta organisasi adalah suatu carta yang mempamerkan semua set aktiviti dan proses di dalam sesuatu organisasi[viii].
Child[ix] telah mentakrifkan struktur organisasi kepada tiga komponen utama iaitu:
(i) Struktur organisasi menandakan perhubungan pelaporan formal, termasuk bilangan-bilangan tingkat dalam hieraki dan jangkau kawalan bagi pengurus-pengurus dan penyelia.
(ii) Struktur organisasi mengaitkan kelompokan-kelompokan individu-individu kepada jabatan-jabatan dan kelompokan-kelompokan jabatan kepada organisasi seluruhnya.
(iii) Struktur organisasi termasuklah pencorakan sistem bagi mempastikan komunikasi, penyelarasan, dan pengintegrasian usaha yang efektif keseluruhan jabatan-jabatan.
Nampaknya apabila kita berbincang mengenai struktur organisasi, kita selalu merujuk kepada carta organisasi. Carta organisasi menunjukkan secara sepintas lalu siapa yang melaporkan kepada siapa, bilangan lapisan atau tingkat pengurusan, julat aktiviti-aktiviti yang organisasi, dan sebagainya lagi. Namun begitu ada banyak lagi perkara yang carta organisasi tidak tunjukkan. Misalnya ia tidak menunjukkan saluran komunikasi yang tak formal, hubungan peribadi dan lain-lain[x].
KEWUJUDAN STRUKTUR ORGANISASI: SEBAB-SEBAB DAN TUJUAN-TUJUANNYA
Struktur organisasi adalah bagi memenuhi putaran era pengurusan itu sendiri, terutamanya apabila masalah baru dihadapi atau akan dihadapi[xi]. Ini bererti struktur organisasi dibentuk bagi memperlengkapkan diri organisasi. Perkara ini juga dapat kita lihat dari maksud rangkaian beberapa takrif “struktur organisasi” yang telah diberikan sebelum ini, yang memperlihatkan sebab-sebab dan tujuan-tujuan sesuatu struktur organisasi itu digubal.
Menurut Paulson, Fondahl dan Parker[xii], struktur organisasi adalah berkait rapat dengan ketepatan membuat keputusan dalam situasi projek. Ini bererti jika struktur organisasi itu pincang, kelam kabut dan tidak menepati kehendak projek, maka keputusan yang tepat berkaitan projek mungkin tidak dapat dibuat. Ini tentunya menggambarkan pula kelemahan struktur organisasi secara keseluruhannya.
Dari segi lain pula, bentuk sesuatu organisasi itu adalah dipengaruhi oleh tingkat-tingkat atau peringkat-peringkat yang akan digunakan sebagai jangkau kawalan[xiii]. Jadi jangkau kawalan seperti mana yang dikehendaki, adalah mempengaruhi penyusunan struktur sesuatu organisasi. Disebaliknya pula, menurut Filley[xiv], corak organisasi (yakni dimensi-dimensinya, yang termasuk struktur organisasinya seperti struktur kefungsian atau struktur mencapai-matlamat) akan memberi kesan kepada penerusan hayat kewujudannya dan juga kejayaan organisasi. Struktur organisasi yang kucar-kacir, salah penyusunannya, lemah dan lain-lain, tentunya singkat hayatnya dan banyak menemui kegagalan kepada tugasan dan juga organisasi itu sendiri.
Daripada sudut-sudut yang dibincangkan di atas, maka adalah jelas sesuatu struktur organisasi yang digubal dapat digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Menurut Hall[xv] struktur organisasi digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan berikut:
Pertama, bagi maksud mengeluarkan(menghasilkan) output-output keorganisasian dan untuk mencapai matlamat-matlamat keorganisasian;
Kedua, bagi maksud meminimakan atau sekurang-kurangnya mengatur pengaruh individu-individu yang berbagai-bagai di dalam organisasi. Struktur adalah diterapkan bagi mempastikan individu-individu mematuhi kehendak organisasi, dan bukan sebaliknya; dan
Ketiga, struktur adalah peranggu dalam mana kuasa dilaksanakan(dijalankan)[xvi] , dalam mana keputusan dibuat[xvii], dan dalam aktiviti-aktiviti organisasi yang manakah ianya akan dilaksanakan.
Malah menurut Meltner dan Bellavita[xviii], struktur organisasi tentunya menyumbang ke arah kejayaan menyeluruh polisi organisasi itu sendiri. [i] Nicholas, J. M., 1990, Managing Business and Engineering Projects: Concept and Implementation, New Jersey: Prentice-Hall, di Bab 7.
[ii] Cusworth, J. W., dan Franks, T. R., 1993, Managing Projects in Developing Countries, United Kingdom: London, di Bab 4.
[iii] Mintzberg, H., 1979, The Structuring of Organizations, Eaglewood Cliffs: Prentice-Hall Inc.
[iv] Blau, P., 1974, On the Nature of the Organizations, New York: John Wiley and Sons, Inc., di m.s. 12.
[v] Hall, R. H., 1982, Organizations Structure and Process, Edisi Ketiga, Eaglewood Cliffs: Prentice-Hall, Inc. , di m.s. 53-54.
[vi] Meltsner, A.. J. dan Bellvita, Beverly Hills: SAGE Publications, Inc., di m.s. 142.
[vii] Ibid., di m.s. 51
[viii] Daft, R. L., 1989, Organization Theory and Design, Edisi Ketiga, St. Paul: West Publishing Company.
[ix] Child, J., 1977, Organization, New York: Harper and Row, di m.s. 10.
[x] Lihat Nicholas, op. cit., Notakaki 2, di Bab 7, dan Cusworth dan Franks, op.cit., Notakaki 3, di Bab 4., buku-buku mereka
[xi] Galbraith, J. R., “Matrix Organization Designs”, Business Horizons, Februari 1971, Vol. XIV, No.1, di m.s. 29-40..
[xii] Paulson, B. C., Fondahl, dan Parker, 1992, Professional Construction Management, Edisi Ketiga, New York: McGraw-Hill Inc.
[xiii] Lihat Filley, A. C., “Organization Analisis and Planning”, Encyclopaedia of Professional Management, Vol. 2, 1978, New York: McGraw-Hill, Inc., di m.s. 830. Lihat juga Filley, A. C., “Decisions and Research in Staff Utilization,” Academy of Management Journal, September 1963, Vol. 5, No. 3, di m.s. 220-231.
[xiv] Ibid., di m.s. 824.
[xv] Hall, R. H., op. cit., Notakaki 6, di m.s. 54.
[xvi] Struktur juga pada awalnya menentukan kedudukan mana yang mempunyai kuasa.
[xvii] Malah aliran maklumat yang mengalir menjadi suatu keputusan juga kebanyakannya ditentukan oleh struktur - Hall, R. H., op. cit., Notakaki 16.
[xviii] Op. cit., Notakaki 7, di m.s. 141.
Di atas adalah cabutan daripada Bab 3 buku, Abdul Rashid Abdul Aziz & Abdul Aziz Hussin. 1999. Pengurusan Projek: Perspektif Industri Pembinaan. Pulau Pinang: Penerbit Universiti Sains Malaysia, hlm. 33-34 dan 103-105. Harga RM18 (sebelum diskaun).
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.