TUJUAN BERMESYUARAT

Persoalan selanjutnya ialah: kenapa sesuatu urusan itu perlu melalui mesyuarat? Atau, adakah mesyuarat itu merupakan suatu kemestian atau prasyarat bagi memulakan atau dalam melaksanakan sesuatu urusan? Atau, dengan lebih mudah, kenapa perlunya bermesyuarat?

            Bagi panganut Islam, tentunya nasihat daripada Nabi Muhammad (s.a.w) seperti berikut adalah relevan:

“Sesiapa yang hendak melakukan sesuatu urusan umat Islam hendaklah bermesyuarat nescaya Allah akan memberi taufik bagi memperelok urusan mereka”[1]

            Malah dalam kitab suci Al-Qur’an[2] juga ada menyebut seperti berikut (yang ertinya):

“Dan juga (lebih baik dan lebih kekal bagi) orang-orang yang menyahut dan menyambut perintah Tuhannya serta mendirikan sembahyang dengan sempurna; dan urusan mereka akan dijalankan secara bermesyuarat sesama mereka; dan mereka pula mendermakan sebahagian daripada apa yang Kami beri kepadanya.”

Dalam S. Seetha Ramaiah lwn. Ongole Co-operative Bank[3] ada dibincangkan juga secara tidak langsung tujuan mesyuarat diadakan. Mengikut mahkamah dalam kes tersebut, sesuatu mesyuarat hanya akan dikatakan suatu mesyuarat apabila ia adalah pertemuan bagi maksud membincangkan dan memutuskan sesuatu yang mesyuarat itu dipanggil.

Menurut Fisk[4], mesyuarat merupakan satu medium pertemuan dan pusat komunikasi bagi setiap organisasi.  Terdapat banyak bentuk komunikasi formal dalam pelaksanaan sesuatu projek, dan antaranya yang sering diamalkan termasuklah mesyuarat[5].

            Mesyuarat juga ada kaitannya kewujudan lebih banyak kerja berpasukan. Malah menurut Davis, J.B.[6], mesyuarat dapat mewujudkan keutamaan kumpulan, membangunkan strategi-strategi baru (untuk pelanggan-pelanggan dan juga kes-kes), dan juga memperjelaskan isu-isu yang penting. Malah ada yang menyatakan mesyuarat ada kaitannya dengan kenaikan atau peningkatan produktiviti dan semangat juang kerja yang lebih besar jika dikendalikan secara berkesan[7].

            Terdapat juga mesyuarat yang diadakan bertujuan dijadikan tempat berunding dan mencari penyelesaian. Misalnya mesyuarat majikan-pekerja dalam mewujudkan dan melaksanakan waktu kerja anjal, dimana dicadangkan oleh James, G.[8] agar pekerja-pekerja dan rakan-rakan sekerja yang terbabit dengan majikan dalam pelaksanaan waktu kerja anjal perlulah berunding dalam mesyuarat, dalam mana pihak-pihak berkenaan boleh mencari jalan dalam melaksanakannya dan opsyen-opsyen yang ada (bagi mencari opsyen yang sesuai).

            Terdapat juga mesyuarat yang diadakan dengan tujuan atau objektif utamanya untuk memperkenalkan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan sesuatu tugasan (misalnya projek pembinaan), disamping menyatukan dan membentuk satu pasukan operasi yang licin dan komited terhadap kerja yang akan dilaksanakan[9].

Dalam pengurusan projek pembinaan, apabila projek telah mula memasuki fasa pembinaan, beberapa siri mesyuarat tapak perlulah diadakan. Mesyuarat ini boleh berfungsi sebagai medium komunikasi, koordinasi, penyelesaian masalah atau perundingan harga[10]. Terdapat banyak projek pembinaan dimana peruntukkan yang terdapat di dalam kontraknya mengkehendaki diadakan mesyuarat koordinasi, teknikal, dan kemajuan kerja secara berkala. Kekerapan mesyuarat ini, sama ada mingguan atau bulanan adalah bergantung kepada saiz dan kekompleksan suatu projek itu, perhubungan dengan lain-lain kerja pembinaan dan kemudahan, bilangan kontraktor utama dan subkontraktor atau penyelenggaraan terhadap fasiliti sediada dan operasi-operasi di tapak bina.

Contohnya bagi projek kerajaan Malaysia atau badan berkanun dimana Jabatan Kerja Raya (JKR) dipertanggungjawabkan sebagai pengurus projek atau badan pengendali projek, maka menurut Panduan Pentadbiran Kontrak Kerja Raya[11] mesyuarat tapak bagi projek awam yang bernilai RM 500,000.00 dan keatas hendaklah diadakan setiap bulan bertujuan mengesan kemajuan kerja dan menyelesaikan masalah-masalah berbangkit.

         Cuba kita lihat pengumuman berikut, yang juga menggambarkan tujuan bermesyuarat:[12]

                 “Tujuan mesyuarat ini adalah untuk mewujudkan satu rangkaian antara orang-orang yang berminat dan untuk menyediakan aktiviti-aktiviti masa depan”.

Adalah jelas bahawa mesyuarat di atas diadakan dengan tujuan merancang dan mewujudkan rangkaian kerja dan aktiviti kerja kepada ahli-ahlinya.

---

[1] Hadis riwayat Al-Tabrani.

[2] Surah As-Syura: 38.

[3] [1974]A. I. R.  A. P. 49 di m.s. 51.

[4] Fisk E.R. 2003. Construction Project Administration. Edisi Ketujuh. London: Prentice Hall. M.s. 241.

[5]  Lientz, B.P. & Rea, K.P. 1990. Project Management for the 21^st Century. San Diego: Academic Press. M.s. 212.

[6] Davis, J. B. “Mastering the meeting” ABA Journal, September 2001, Vol.87, Issue 9, m.s.72.

[7] Contohnya, lihat perbincangan oleh Catherine, P & Rebecca, T. ”Meetings, stressful meeting” 1995, vol 49, Issue 10, m.s. 11.

[8] James, G. “All that glitters is not gold: Labour’s familiy-friendly offerings”. [2003] 3 Web JCLI di www.webjcli.ncl.ac.uk/2003/issue 3/jam 3.html (Diakses pada 1 April 2007).

[9] Ir Harbans Singh K.S. 2002. Engineering and Construction Contracts Management – Commencement and Administration. Kuala Lumpur: Lexis Nexis, m.s 120.

[10].  Fisk, E.R. Op. cit.

[11] Jabatan Kerja Raya (JKR).1992. Panduan Pentadbiran Kontrak Kerja Raya, Edisi ke-2. Ibu Pejabat JKR Malaysia, Kuala Lumpur. M.s 193.

[12] Pengumuman ini dipetik daripada Electronic Journal of Comparative Law (EJCL) Vol. 6.2 Julai 2002. www.ejcl.org/62/ann1.html (Diakses pada 3 April 2007). Pengumuman ini ditujukan kepada pihak-pihak atau orang-orang yang berminat dalam meneroka potensi pendekatan-pendekatan yang  dipilih dalam membangunkan peralatan mudah alih.

Di atas adalah cabutan daripada Bab 1, buku Abdul Aziz Hussin. 2009.  Undang-undang dan Pengurusan Mesyuarat. Pulau Pinang: Penerbit Universiti Sains Malaysia, hlm.6-9. Harga RM52 (sebelum diskaun).