PENGHANTARAN DOKUMEN (TRANSMISI) DENGAN MESIN FAKSIMILI DAN MEL ELEKTRONIK

Kenyataan-kenyataan akhbar pada awal bulan November 1992 mendedahkan bahawa salah satu kebocoran rahsia rasmi adalah melalui transmisi mesin faksimili (dan kini mungkin pula melalui mel elektronik). Ini kerana penggunaan mesin teknologi maklumat berkenaan kini semakin berleluasa, dan dengan itu garis panduan khusus mengenainya perlulah dibuat.

             Beberapa aspek melibatkan mesin faksimili dan komputer untuk mel elektronik, dan penggunaannya perlulah ditekankan dan diambil perhatian serius yang antaranya adalah seperti berikut:

            (a)       Penempatan mesin faksimili dan komputer untuk kegunaan mel elektronik di tempat, ruang dan masa penggunaannya;

            (b)       Penjaganya/pengawasnya yang khusus;

            (c)        Penghantaran dokumen kepada dan daripada mesin faksimili atau mel elektronik serta sistem penghantarannya yang teratur dan pengirim/penerima itu sendiri;

            (d)       Pemilihan dokumen yang sesuai untuk difakskan dengan melihat dari perspektif alternatif-alternatif lain yang ada (kourier, hantaran cepat, serahan tangan, telefon dan lain-lain) dan penjenisan dokumen itu sendiri; dan

(e)   Penelitian dalam penggunaanya (bagi mengelakkan salah/silap hantar/terima dan seumpamanya), serta sistem-sistem amaran mengenainya.

Diantara sistem amaran yang pernah saya perkenalkan dan digunakan oleh agensi di tempat saya pernah bekerja ialah seperti berikut:

Pertama, perkenalkan BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN MELALUI FAKSIMILI/MEL ELEKTRONIK, yang mengandungi nama pengirim, penerima dan tajuk dokumen (termasuk bilangan halaman dokumen  bagi faksimili);

Kedua, pada bahagian hujung bawah BORANG atau format mel elektronik berkenaan dicatatkan amaran berikut:

 AMARAN PENTING:

                          Dokumen yang dikirimkan ini hanya untuk orang  yang dinyatakan seperti dinyatakan diatas sahaja.Jika anda bukan orang yang dimaksudkan atau dokumen ini silap dihantar, sila  kembalikan   SEGERA  kepada  pengirim atau memadamkan mel ini (mengikut mana yang berkenaan).  Ini  kerana kandungan dokumen  ini  adalah  tertakluk dibawah Akta Rahsia Rasmi, 1972.